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MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE DATOS PERSONALES EDITORES
& ESTRATEGIAS S.A.S
Aviso de Privacidad
Autorizo el tratamiento de mis datos personales a Editores & Estrategias S.A.S. (“la Compañía”) en los siguientes términos: La Compañía cuenta con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de los principios de protección de datos personales (en adelante “el Manual”) que puede ser consultado de forma actualizada y gratuita por Usted en la página web www.PUBLIMMOTOS.com y que se expone a continuación: Usted como titular de los datos, y de conformidad con la ley 1581 de 2012, podrá a)Conocer, Actualizar y Rectificar sus datos personales, b)Solicitar prueba de la autorización otorgada, c)Ser informado previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley, e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de un dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los datos recolectados serán usados conforme a lo establecido en el numeral 4.4 del Manual que se encuentran aquí
Aviso de privacidad
Autorizo
el tratamiento de mis datos personales de conformidad con:
Uso de los datos
En el desarrollo de su objeto social, Editores & Estrategias S.A.S. ha venido realizando almacenamiento y utilización de datos personales de sus clientes, usuarios, empleados y aliados
comerciales o estratégicos, datos que se encuentran protegidos bajo el derecho fundamental de hábeas data consagrado en la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012 que buscan garantizar a todas las personas el poder de decisión y control sobre su información privada.
En atención a lo anterior, con el objetivo de dar adecuado manejo a los datos personales de terceros y cumplimiento a lo estipulado en el literal k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Editores & Estrategias S.A.S.. (“PUBLIMOTOS” o “la compañía”), se permite presentar su manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de los principios de protección de datos personales (“el manual”).
Contenido
1. Disposiciones
generales
1.1. Objetivo
1.2. Marco jurídico
1.3. Definiciones
1.4. Vigencia
2.
Derechos del titular
3.
Deberes y obligaciones de Editores &
Estrategias S.A.S.
3.1. Deberes como responsable
3.2. Deberes como encargado
4.
Tratamiento de la información
4.1. Canales de captura
4.1.1. Escrito
4.1.2. Telefónico
4.1.3. Electrónico
4.1.4. Términos de uso de la página web de la compañía
4.2. Campos de captura de la información
4.2.1. Grupos de interés
4.3. Autorización de captura
4.3.1. Autorización para datos recolectados antes de la vigencia de
este manual
4.4. Utilización de los datos
4.4.1. Consumidores:
4.4.2. Socios comerciales
4.4.3. Empleados o exempleados
4.4.4. Proveedores
4.4.5. Otros públicos
5.
Medidas de seguridad
5.1. Procedimientos
5.2. Obligaciones especiales
6.
Procedimiento de atención de peticiones,
consultas y reclamos
7.
Modificaciones del manual
8.
Anexos
8.1. (Anexo 1) Formato de autorización y uso por medio escrito aviso
de privacidad
8.2. (Anexo 2) Formato de autorización y uso por medio telefónico
aviso de privacidad
8.3. (Anexo 3) Formato de autorización y uso por medio virtual aviso
de privacidad
8.4. (Anexo 4) Términos y condiciones de utilización de medios
virtuales
8.5. (Anexo 5) Listado de campos de captura autorizados
8.6. (Anexo 6) Autorización para datos recolectados antes de la
vigencia de este manual
- Disposiciones
generales
1.1.
Objetivo
El manual
tiene como objetivo establecer e informar los procedimientos, principios,
políticas y mecanismos de seguridad ejecutables por la compañía para garantizar
el adecuado tratamiento de los datos personales de terceros y cumplir con lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que de tiempo en tiempo
adicionen o modifiquen la materia.
1.2. Marco
jurídico
El manual
fue elaborado en consideración a las disposiciones establecidas en los
Artículos 15 y 20 del Capítulo I del Título II de la Constitución
Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales”, en especial lo
previsto en el literal K) del Artículo 17, así mismo el Decreto Reglamentario
1377 de 2013.
1.3.
Definiciones
Conforme
con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 3 del
Decreto 1337 de 2013, se tendrán como términos definidos a lo largo del
presente manual los siguientes:
Dato
público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la
Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a
su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y
aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado:
es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a
cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato
privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante
para el titular.
Datos
sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
Transferencia:
la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o
los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento
y se encuentra fuera o dentro del país.
Transmisión:
tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por
objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del
responsable.
Tratamiento:
cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Titular:
persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Autorización:
consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
Base de
datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Responsable
del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos o el tratamiento de
los datos.
Encargado
del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por
cuenta del responsable del tratamiento.
Adicionalmente,
se tendrán como términos definidos los siguientes:
Direcciones
de la compañía: unidad derivada de la organización funcional y jerárquica de la
compañía.
Contacto:
registro en la base de datos que contiene datos personales de personas
naturales vinculadas a las diferentes personas jurídicas con los cuales se
relaciona la compañía.
Grupos de
interés: clasificación interna definida por la compañía para el manejo grupal
de titulares de acuerdo con la naturaleza de la relación, los cuales son:
consumidores, socios comerciales, empleados o exempleados, proveedores y otros
públicos.
Consumidor:
persona natural o contacto que adquiere, utiliza o potencialmente
adquiriría los productos comercializados y distribuidos por la compañía.
Socio
comercial: personas naturales independientes o asociadas a personas jurídicas,
con las cuales la compañía tiene una relación comercial para el desarrollo de
su objeto social, tales como puntos Fabricantes, Distribuidores y almacenes de repuestos y accesorios para motos.
Empleado o
exempleado: persona natural con la cual la compañía tiene o tuvo en algún
momento una relación laboral de forma directa o a través de empresas de
servicios temporales o cooperativas de trabajo asociado.
Proveedores:
personas naturales o jurídicas independientes o asociadas a personas jurídicas con
quienes Editores & Estrategias S.A.S. tiene relación jurídico-comercial.
Otros
públicos: personas naturales con las cuales la compañía establece o puede
llegar a establecer contacto enfocado al relacionamiento de la compañía.
Contact
center: plataforma de operación a través de la cual Editores & Estrategias
S.A.S. centraliza la relación con los consumidores, estableciendo contacto en
canales de atención telefónica (línea de, números locales en ciudades
principales), chat y correo electrónico oficial.
Canales de
captura: plataformas o mecanismos a través de los cuales la compañía realiza la
recolección de datos personales.
Chat
oficial: plataforma virtual mediante la cual la compañía mantiene comunicación
escrita en tiempo real a través de internet con terceras personas y que
se encuentra habilitado como canal de captura, siendo una opción de
comunicación habilitada a través de las páginas web oficiales de la compañía.
Páginas web oficiales: www.PUBLIMOTOS.com
Cuentas
oficiales en redes sociales: son aquellos perfiles o páginas de las cuales Editores
& Estrategias S.A.S. (PUBLIMOTOS) es
propietario y administrador exclusivo en una red social.
Comité de hábeas
data: agrupación interna de la compañía conformada por el director General, el
director comercial, el director de Mercadeo y Servicios al cliente de la
compañía, establecida con el fin de mantener actualizado y acorde con las
políticas y los fines de la compañía el presente manual, para lo cual será el
único autorizado para realizar modificaciones en el mismo.
1.4.
Vigencia
El manual
aplicará para las bases de datos personales de las cuales las compañía es
responsable y encargada; entrará en vigencia a partir del primero (1) de abril de 2013.Las
bases de datos y el manual tendrán un período de vigencia indeterminado de
conformidad con la duración del objeto social de la compañía.
- Derechos
del titular
De
conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo
titular tendrá y podrá hacer exigibles los siguientes derechos:
-
- a)
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los
responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho
se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; - b)
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento,
de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; - c)
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del
tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le han dado a sus
datos personales; - d)
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen; - e)
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando
la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas
contrarias a la Ley y a la Constitución; - f)
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento. La lista anterior debe entenderse de manera enunciativa y no
limitativa pues se entienden por derechos del titular todos aquellos
conferidos por la legislación colombiana y las normas internacionales de
aplicación en el país. - Deberes
y obligaciones de Editores
& Estrategias S.A.S.
- a)
En atención a que en la
compañía concurren las calidades de responsable del tratamiento y encargado del
tratamiento, le corresponde el cumplimiento de los deberes previstos para cada
uno así:
3.1.
Deberes como responsable:
De
conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el
responsable está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
- a)
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data; - b)
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de
la respectiva autorización otorgada por el titular; - c)
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y
los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; - d)
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento; - e)
Garantizar que la información que se suministre al encargado del
tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible; - f)
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del
tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le
haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada; - g)
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente
al encargado del tratamiento; - h)
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos
cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la Ley; - i)
Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular; - j) Tramitar
las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley; - k)
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar
el adecuado cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y, en
especial, para la atención de consultas y reclamos; - l)
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado
la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; - m)
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos; - n)
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los titulares; - o)
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
3.2
Deberes como encargado:
De
conformidad con lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el
encargado está obligado a cumplir con los siguientes deberes:
- a)
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data; - b)
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento; - c)
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los
datos en los términos establecidos por la Ley; - d)
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento
dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; - e)
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los
términos señalados en la Ley; - f)
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar
el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención
de consultas y reclamos por parte de los titulares; - g)
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite»
en la forma en que se regula en la presente ley; - h)
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión
judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente
sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; - i)
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el
titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de
Industria y Comercio; - j)
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden
tener acceso a ella; - k)
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los titulares; - l)
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio. - Tratamiento
de la información
4.1.
Canales de captura
A
continuación se enuncian y definen los mecanismos a través de los cuales la
compañía realiza la recolección de datos personales.
4.1.1.
Escrito: es el medio a través del cual de manera física y presencial la
compañía, en el desarrollo de su objeto social, realizará la recolección de
datos personales, a través del formato contenido en el Anexo 1: aviso de
privacidad.
4.1.2. Telefónico: es el medio
a través del cual, de manera audible, la compañía realizará la recolección de
datos personales de acuerdo con el formato contenido en el Anexo 2: aviso de
privacidad.
4.1.3. Virtual: mecanismo a
través del cual la compañía, utilizando medios tecnológicos no presenciales
habilitados previamente, que a la fecha son: la página web, chat oficial y las
cuentas oficiales en redes sociales, realizará la recolección de datos
personales, de acuerdo con el formato contenido en el Anexo 3 y bajo la
aceptación de los términos y condiciones contenidos en el Anexo 4.
4.2. Campos de captura de la
información
En desarrollo de los principios
de protección de hábeas data, la recolección de datos personales se realizará
limitándose a aquellos que son pertinentes y adecuados para el propósito para
el cual son recolectados o requeridos por la compañía. En atención a lo
anterior, estarán habilitados para su captura únicamente los campos contenidos
en el Anexo 5: listado de campos autorizados.
4.2.1. Grupos de interés
De acuerdo a lo anterior, se han establecidos grupos de
interés para el manejo grupal de titulares, organizados de acuerdo con la
naturaleza de la relación que sostienen con la compañía. Estos grupos son:
Consumidor: persona
natural o contacto que adquiere, utiliza o potencialmente
adquiriría los productos comercializados y distribuidos por la compañía.
Socios comerciales: personas
naturales independientes o asociadas a personas jurídicas, con las cuales la
compañía tiene una relación comercial para el desarrollo de su objeto social,
tales como puntos de venta, Centros de Servicio Autorizados y distribuidores
autorizados de repuestos y accesorios.
Empleado o exempleado: persona
natural con la cual la compañía tiene o tuvo en algún momento una relación
laboral de forma directa o a través de empresas de servicios temporales o
cooperativas de trabajo asociado.
Proveedores: personas naturales
o jurídicas independientes o asociadas a personas jurídicas con quienes Editores
& Estrategias S.A.S. tiene relación
jurídico-comercial.
Otros públicos: personas
naturales con las cuales la compañía establece o puede llegar a establecer
contacto enfocado al relacionamiento de la compañía.
4.3. Autorización de captura
Entiéndase por autorización el
consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales. Toda autorización debe contener la información
que será recolectada sobre el titular, así como todas las finalidades del
tratamiento para las cuales se obtiene.
Editores & Estrategias
S.A.S. con el cumplimiento de los
requisitos legales ha dispuesto un formato de solicitud de autorización de
captura para cada uno de sus canales captura, dicha solicitud de autorización
puede ser consultada en cada uno de los formatos contenidos en los Anexos 1, 2,
3 y 4 del presente manual.
4.3.1. Autorización para datos
recolectados antes de la vigencia de este manual
Para los datos personales
recolectados antes de la vigencia de este manual, Editores & Estrategias
S.A.S. solicitará la autorización de los
titulares para continuar con el tratamiento de sus datos personales a
través de sus canales de captura habilitados, así como para poner en
conocimiento de estos las políticas de tratamiento de la información y el modo
de ejercer sus derechos.
Si en el término de treinta
(30) días hábiles, contados a partir de la solicitud de autorización para
continuar con el tratamiento del dato personal ya recolectado, el titular
no ha contactado a Editores & Estrategias S.A.S. para solicitar la
supresión de sus datos personales, la compañía podrá continuar realizando el
tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades
indicadas en este manual.
4.4. Utilización de los datos
El uso que la compañía dará a
los datos personales recolectados estará siempre sujeto a los principios de
protección de hábeas data consagrados en la Ley, y solo se entenderán
autorizados los usos contemplados en este manual, para lo cual dichos usos son
presentados de acuerdo con grupos de interés de la siguiente forma:
4.4.1.
Consumidores:
–
Identificación del titular para atención de solicitudes en los canales de
atención de la compañía.
–
Generación de estadísticas y reportes.
–
Conocimiento del consumidor.
–
Investigaciones, estudios de mercado y evaluaciones de satisfacción.
–
Implementación de campañas.
–
Invitación a eventos comerciales, de mercadeo y de servicios.
–
Respuesta y seguimiento a la gestión de peticiones, quejas y reclamos de todo
tipo.
–
Acompañamiento a compradores y envío de productos.
– Envío de
información comercial, educativa, de importancia para la industria o el sector
y de servicio.
–
Compartirla con terceros relacionados.
–
Actualización de datos.
4.4.2.
Socios comerciales:
– Envío de
información institucional, comercial y de interés para el sector o la
industria.
– Envío de
información técnica.
–
Seguimiento a cotizaciones y ventas.
– Envío de
facturación.
–
Invitación a programas de entrenamiento y coordinación logística de
participación en programas.
–
Compartirla con terceros relacionados.
–
Actualización de datos.
4.4.3.
Empleados o exempleados:
– Consulta
vía red interna del directorio de empleados.
– Usos
propios de la relación laboral como pagos, liquidaciones, memorandos,
notificaciones, prestaciones sociales.
– Toma de indicadores
de canales de venta interna.
–
Actualización de indicadores.
–
Compartirla con terceros relacionados.
–
Actualización de datos.
4.4.4.
Proveedores:
– Envío de
información institucional, comercial y de interés para el sector o la
industria.
– Creación
y seguimiento bases de datos.
– Atención
de reclamaciones.
– Análisis
estadísticos.
–
Solicitud de propuestas y cotizaciones.
– Envío y
solicitud de información sobre el desempeño de productos.
– Contacto
comercial para compras y contratación.
– Compartirla
con terceros relacionados.
–
Actualización de datos.
– Gestión
de pago a proveedores.
4.4.5.
Otros públicos
– Envío de
información institucional, comercial y de interés para el sector o la
industria.
–
Seguimiento a relaciones públicas.
– Estrategias
de sensibilización acerca del motociclismo.
–
Invitación a eventos.
–
Divulgación de lanzamientos de nuevos productos.
–
Compartirla con terceros relacionados.
–
Actualización de datos.
Para estar
en capacidad de informar al titular acerca del uso que el responsable o
encargado del tratamiento han dado a sus datos personales, se realizará
registro de cualquier uso o tratamiento que reciban los datos.
En todo
caso, deberá entenderse que la organización del uso de la información en grupos
de interés tiene fines exclusivamente descriptivos y no limitativos, pues cada
uno de los usos descritos en este numeral podrán ser aplicados a cualquiera de
los titulares siempre y cuando se respeten los campos de captura estipulados en
el Anexo 5.
5. Medidas
de seguridad
La
compañía, para el cuidado de los datos personales de terceros obtenidos a
través de los canales autorizados por este manual, ha dispuesto las medidas de
seguridad que usa e implementa en relación a su información propia y que
permite concluir razonablemente que cuenta con adecuados modelos de gestión
documental y protección de información para cumplir adecuadamente con sus
obligaciones legales en relación con el cuidado y custodia de información de
terceros.
5.1.
Procedimientos.
La compañía
cuenta con diferentes plataformas de software a través de las cuales, previo
cumplimiento de las políticas de seguridad, administra, custodia, permite el
acceso a personal autorizado y realiza el tratamiento de los datos. El
software destinado a dicho propósito es de propiedad de la compañía o cuenta
con las licencias, permisos y autorizaciones requeridos para su uso.
6. Procedimiento de atención de
peticiones, consultas y reclamos
6.1.
Consultas
Los
titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del
titular que repose en cualquier base de datos que administre Editores &
Estrategias S.A.S. La compañía suministrará a estos la información contenida
que esté vinculada con la identificación del titular.
La
consulta podrá formularse a través de los siguientes canales:
– Correo
electrónico: contá[email protected]
–
Solicitud enviada a Av. carcas # 63 32 mz 1y 2, Bogotá,.
La
consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados
a partir de la fecha de recibo de la misma en su domicilio principal o del
registro de su solicitud en los canales de atención previamente señalados.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2.
Reclamos
El titular
o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases
de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
la Ley o en este manual, podrán presentar un reclamo ante Editores &
Estrategias S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
6.2.1 El
reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Editores & Estrategias
S.A.S a través de los canales de atención mencionados en el punto anterior y
debe incluir lo siguiente:
– Identificación
del titular,
–
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
–
Dirección de notificaciones y respuestas y
– Los
documentos o pruebas que se quiera hacer valer.
Si el
reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo.
En el caso
en que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
6.2.2. Una
vez recibido el reclamo completo, el registro asociado al titular pasará a un
estado inactivo y se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
«reclamo en trámite», además, tendrá asociado un registro de
solicitud del cliente, tipo reclamo, que permita observar el motivo del mismo,
en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta
que el reclamo sea decidido.
6.2.3. El
término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado
los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
7. Procedimiento para
modificaciones a este manual
Para la
modificación del presente manual, se requerirá de la previa y expresa
autorización del comité de hábeas data, el cual estará integrado por:
– Director
General
– Director
comercial
– Director
de Mercadeo
–
Servicios al cliente
El comité
de hábeas data se reunirá por solicitud de cualquiera de sus miembros y
analizará las razones y alcance la modificación requerida o propuesta, la cual
deberá ser comunicada a la compañía y a los terceros parte de los grupos de
interés, a través de la página web de publimotos.com.
De cada
modificación se dejará constancia escrita suscrita por los integrantes, y las
modificaciones al manual serán de obligatorio e inmediato cumplimiento.
8. Anexos
8.2. Anexo
1 Formato de autorización y uso por medio escrito: aviso de privacidad
8.3. Anexo
2 Formato de autorización y uso por medio telefónico: aviso de privacidad
8.4. Anexo
3 Formato de autorización y uso por medio virtual: aviso de privacidad
8.5. Anexo
4 Términos y condiciones de la página web
8.6. Anexo
5 Listado de campos de captura autorizados
8.7. Anexo
6 Autorización para datos recolectados antes de la vigencia de este manual